SMARTER: c помощью чат-бота увеличили количество собеседований на 44%

Результаты

• Увеличили количество собеседований на 44%;

• Ускорили процесс обработки лидов: теперь это занимает 5 минут;

• Расширили воронку подбора в 4 раза благодаря чат-боту.

О клиенте

SMARTER предоставляет сотрудников колл-центра и сервисы по автоматизации работы операторов. Массовый ежемесячный подбор 150 операторов колл-центра на удаленную и офисную работу распределен по 8 городам России, а также странам СНГ: Казахстан, Узбекистан, Молдова.

Исходная ситуация

До внедрения автоматизации менеджеры обрабатывали все заявки вручную. Затем пользовались услугами зарубежного поставщика. После его ухода с российского рынка SMARTER начал поиск отечественного решения. Важно было автоматизировать массовый подбор, чтобы быстрее обрабатывать кандидата и не терять его по пути от отклика до выхода на обучение.

«У нас большой поток кандидатов на удаленные вакансии, больше, чем на офлайн-площадки. Поэтому без автоматизации на одного рекрутера приходилось до 10 собеседований в день. При проведении групповых интервью количество соискателей могло достигать и 200 человек. А в месяц в SMARTER поступает от 5 000 входящих откликов.»

Задача

• Увеличить количество собеседований с кандидатами;

• Сократить время обратной связи кандидату после отклика;

• Развить навыки и пул обязанностей менеджеров по персоналу.

Решение

За два месяца подключили SMARTER к Flomni. Начали с постепенного внедрения бота в разные источники кандидатов — работные сайты, соцсети, а затем — рекламные активности. В качестве каналов коммуникации использовали: Avito, WhatsApp, VK, Telegram, SMS, виджет на сайте, email.

Для исходящего поиска у SMARTER установлено браузерное расширение Flomni, которое работает на любых сайтах. Оно автоматически считывает контактные данные кандидата и позволяет в один клик отправить сообщение-приглашение на вакансию по номеру телефона.

Для обработки входящих откликов настроены интеграции c hh.ru Avito. Благодаря двусторонней интеграции с hh.ru при отклике кандидату автоматически приходит сообщение с опросом в WhatsApp, а статус на hh.ru меняется на «В работе». При интеграции с Avito бот начинает опрос прямо на сайте, без перехода в сторонний источник. Интеграция по API позволяет передавать данные об успешных кандидатах, переходящих на этап обучения или собеседования, прямо во Flomni. Там сотрудники видят время и дату интервью или начала обучения.

Для привлечения дополнительного трафика SMARTER размещают ссылки на виджет с каналами для перехода в чат-бота по группам в соцсетях и Telegram, а также используют их в рекламе. Во все ссылки «зашит» источник, что позволяет отслеживать эффективность каналов и строить воронку найма.

Большинство кандидатов, которые попадают в бота, даже не замечают, что общаются с виртуальным помощником, а не с настоящим человеком. Первичный опрос занимает 5-10 минут, а поток соискателей теперь в четыре раза больше. Менеджер физически бы не успел обработать дополнительных кандидатов, а Flomni справляется с этим отлично.

Если раньше на входе было 5 000 входящих откликов в месяц, то с подключением Flomni их стало 20 000. Цель по масштабированию найма оказалась достигнута.

«Особенно понравилась функция с дополнительными напоминаниями об интервью. Это помогает удержать соискателей и не потерять их до выхода на обучение.»

Обучение — это обязательный этап для онлайн-вакансий. Если кандидат успешно проходит первичный опрос, бот автоматически переводит его на обучение. Соискатели, которых подбирают на офлайн-должность, после опроса проходят на этап собеседования.

Логика бота SMARTER:

1. Старт бота в одном из источников — переход из приглашения в ответ на отклик на hh.ru или Avito, переход из приглашения через холодный поиск, через соцсети или рекламу.

2. При переходе соискателя по ссылке появляется опрос: ФИО, дата рождения, гражданство, телефон, вопросы об опыте работы.

3. Если кандидат подходит, его приглашают на собеседование (для оффлайн вакансий) или переводят на этап обучения (для онлайн вакансий).

4. Если кандидат не подходит, ему приходит автоматический отказ.

5. Для тех кандидатов, кого пригласили на следующий этап, действует система напоминаний.

Напоминания в боте:

Об обучении

• Письмо на почту в день записи;

• За сутки до начала обучения;

• За два часа;

• За 10 минут.

Также за час до начала обучения кандидат получает SMS или сообщение в WhatsApp.

О собеседовании

• Сообщение в мессенджер или SMS за сутки;

• За час до собеседования.

Средний показатель в боте — 11 000 чатов в месяц.

Планы на будущее:

• Подключить аналитику, чтобы выгружать диалоги с детализацией по ответам кандидатов. Это поможет анализировать каждый этап, дорабатывать и улучшать первичные опросы.

• Провести интеграцию со всеми источниками поиска кандидатов, чтобы сохранять диалоги и статистику по каналам, а не уводить соискателей в сторонний источник. В случае отказа или оставления опроса SMARTER сможет догонять такого кандидата.

• Рассмотреть варианты внутренней HR-автоматизации, чтобы перенять best practice и при необходимости подключить дополнительные функции внутри компании.

«Оффер принят | Flomni»

Телеграм-канал для HR-профессионалов 🚀
Узнайте, как с помощью чат-ботов и AI повысить эффективность массового найма и адаптации

Вступить